Por: Ing. José Horacio Fernández Betancourt
“Porque ¿quién de vosotros, queriendo edificar una torre, no se sienta primero y calcula los gastos, a ver si tiene lo que necesita para acabarla?” Lucas 14:28.
La etapa de preparación de un proyecto es tan importante que de ella depende, principalmente, el éxito o fracaso del mismo. Es por ello que, a través de la historia, las diferentes disciplinas de la administración le han cargado un peso importante y componente valioso en los diferentes materiales, estrategias y metodologías que han salido en tendencias “tradicionales”. El entorno y la experiencia me han enseñado que hay factores clave para garantizar, en gran medida, el éxito de una buena preparación de un proyecto o iniciativa. Quiero compartir en este espacio solo siete de ellos. No voy entrar en detalle en las herramientas que podríamos utilizar, son muchas las que existen actualmente; más bien el objetivo es dejar la inquietud, expresar la reflexión de los pasos a tener en cuenta:
➢ Conocer al cliente, quien tiene esa necesidad que a través del producto o servicio se pretende solucionar. Por ejemplo, nos formulamos preguntas tales como: ¿cuáles son sus comportamientos?, ¿sus tendencias?, ¿sus hábitos?, ¿sus deseos?, ¿sus expectativas?, ¿Qué le gusta?, ¿Qué le disgusta? Esto nos lleva a una preocupación genuina por las personas.
➢ Ahondar un poco más en aquella necesidad que el cliente tiene para comenzar a generar frentes de trabajo o de acción dados por las características, comportamiento o expectativas, lo cual ayudará a aterrizar el norte al cual se encaminará la iniciativa.
➢ Establecer una visión, es lo que nos permite tener un norte, un horizonte que cobija todos los esfuerzos, actividades y tareas. Nos lleva a tener contenidos de un solo texto o párrafo con una idea clara y concisa de lo que se pretende, conectada a la vez, con el entorno o contexto en el que nos movemos. ¿A dónde está apuntando mi foco?.
➢ Generar objetivos que me ayuden a conectar la visión con las diferentes actividades que se desarrollan en un periodo de tiempo. Es importante que estos objetivos sean retadores, pero a la vez alcanzables, y que se puedan medir en un lapso de tiempo a través de resultados clave; los objetivos nos permiten alinear las actividades en pro del FOCO planteado.
➢ A través de un ejercicio de priorización entre los objetivos y los resultados clave, se determinan las entregas que se realizarán al cliente, y a partir de estos hitos se generan las actividades, igualmente de forma priorizada, de las más importantes a las menos importantes. En este proceso de planificación, aunque se quiera “atacar” todo a la vez, no se puede. Contamos con recursos limitados en diferentes escenarios que nos obligan a priorizar teniendo en cuenta de primera mano, aquellas actividades que me aproximan o me aceleran el logro de los objetivos, lo que quiere decir que me van a generar más valor, sin pasar por alto riesgos y dependencias de ciertas actividades que se necesitarían.
➢ Crear un roadmap de todas aquellas actividades priorizadas, de tal manera que queden registradas y visibles contra fechas o periodos de tiempo que permitan un seguimiento del logro, que pueden ser semanales o quincenales, enmarcados en el lapso de tiempo considerado al definir los objetivos para su medición (dentro de 1, 2, 3 o 4 meses). Tomando como referencia estas entregas al cliente o usuario final (o bien llamados hitos),esto ayudará a tener siempre presente el camino o ruta a seguir y el foco en el que estoy aportando mi mayor esfuerzo.
➢ El equipo, el componente humano y más importante de todo el proceso de preparación del proyecto o iniciativa, es la fuerza, el motor, el corazón que impulsa, engrana y moviliza toda la “maquinaria” para sacar adelante el producto o servicio; teniendo en cuenta sus características, destrezas, habilidades blandas y técnicas necesarias, así como la dinámica de trabajo, equipos necesarios, formas de generar los flujos de la información, mecanismos de sincronización y comunicación, estrategias de resolución de conflictos, de impedimentos y dependencias sin dejar a un lado rutinas de aprendizaje y socialización de información, conocimiento, investigación e innovación.
Y es por ello que aún desde la misma Palabra de Dios se nos insta a sacar el tiempo para sentarnos y planear, antes de …
Para ampliación de algún punto, dudas o inquietudes, con mucho gusto las recibo a través de mi email: jofernandez@personalsoft.com